Einkaufen, Banking oder auch die Arbeit aus dem Homeoffice – alles ist heutzutage digital. Warum also nicht auch die Hausverwaltung? Onlineportale machen die Selbstverwaltung einer Wohnungseigentümergemeinschaft inzwischen zum Kinderspiel.
Wer in Deutschland eine Wohnung erwirbt, findet sich in der Regel gemeinsam mit den Besitzern der anderen Einheiten in einer sogenannten Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) wieder. Viele dieser Gemeinschaften stehen in den letzten Jahren allerdings vor einem großen Problem: Sie suchen einen Hausverwalter, der sich um Aufgaben wie die Verwaltung der Hausgelder, die Bezahlung von Rechnungen, die Beauftragung von Handwerkern oder die jährliche Einberufung der Eigentümerversammlung kümmert − finden jedoch keinen. Insbesondere WEGs mit wenigen Wohnungen sind betroffen, da Verwalter nach der Anzahl der betreuten Einheiten bezahlt werden. Da kleine WEGs fast genauso viel Aufwand für sie bedeuten wie größere Gemeinschaften, bevorzugen sie dementsprechend Aufträge mit vielen Einheiten. Doch auch wer eine Verwaltung gefunden hat, ist nicht automatisch sorgenfrei: Viele Wohnungseigentümergemeinschaften bemängeln den Service ihrer aktuellen Hausverwaltung, denn oftmals ist diese aufgrund ihrer hohen Kundenzahl stark überlastet und hat dementsprechend nur wenig Zeit für die eigenen Anliegen.
SELBSTVERWALTUNG WAGEN?
Für Eigentümer stellt sich inzwischen oftmals die Frage, ob sie die Verwaltung nicht besser in die eigenen Hände nehmen sollten. Einen Verwalter aus den eigenen Reihen zu berufen, ist rechtlich durchaus möglich. Eine reine Selbstverwaltung geht allerdings oftmals mit großen Hürden und vielen potenziellen Fehlerquellen einher, da gesetzlich genau geregelt ist, wie Beschlüsse formuliert werden müssen oder wie eine rechtskonforme Abrechnung aussieht. Passieren an diesen Stellen Fehler, können Beschlüsse angefochten werden. Bei dem Versuch, alles perfekt zu koordinieren, stoßen Selbstverwalter deshalb schnell an ihre Grenzen.
Die Digitalisierung macht allerdings auch vor der Hausverwaltungsbranche nicht halt und inzwischen bietet das Onlineportal myimmo-office Wohnungseigentümergemeinschaften Hilfe zur Selbsthilfe. Dabei bestimmt die Gemeinschaft aus den eigenen Reihen einen Verwalter vor Ort, der die WEG anschließend selbstständig verwaltet. Allerdings ist er nicht auf sich allein gestellt: Das Onlineportal leitet ihn einfach und verständlich durch alle Tätigkeiten – Vorwissen ist nicht notwendig. Über das Portal lassen sich alle Dokumente oder das Banking transparent, einfach und sicher verwalten. Dort findet der Verwalter außerdem Checklisten oder Vorlagen, die alle rechtlich abgesichert sind. Im Hintergrund steht jederzeit der Support für Rückfragen zur Verfügung, die komplizierte Buchhaltung wird sogar komplett vom Backoffice übernommen.
SCHNELLE KOMMUNIKATION
Digitale Lösungen wie myimmo-office bieten allerdings nicht nur eine Hilfestellung für den Verwalter. Eine dazugehörige Smartphone-App macht auch den anderen Eigentümern das Leben leichter. Über diese App können sie sich mit allen Bewohnern und dem Verwalter austauschen. So erhalten sie beispielsweise Benachrichtigungen beiwichtigen Mitteilungen, Terminen, neuen Dokumenten und anderen Änderungen. Gleichzeitig lassen sich beispielsweise Schadensmeldungen inklusive Fotos direkt über das Smartphone an den Verwalter senden. An einer Art digitalem Schwarzen Brett können außerdem Suchanfragen oder Angebote mit den anderen Eigentümern geteilt werden: Wer hat das Paket für Familie Müller angenommen? Kann jemand einen Babysitter empfehlen? Auf diese Weise wird nicht nur die Kommunikation aller Parteien vereinfacht, auch der Zusammenhalt der Eigen- tümergemeinschaft wird gestärkt.
DIGITALISIERUNG AUF DEM VORMARSCH
Mit der immer weiter voranschreitenden Digitalisierung der Gesellschaft lässt sich inzwischen auch bei der Hausverwaltung ein Trend zu digitalen Angeboten beobachten. Insbesondere junge Eigentümer zeigen sich oftmals interessiert an den neuen Möglichkeiten und sind bereit, sich selbst in der WEG einzubringen. Obwohl sie kein Vorwissen zu Verwaltungsaufgaben besitzen, stellen Eigentümer intuitiv oftmals die besseren Verwalter dar. Sie kennen ihre Immobilie genauer als jeder externe Fachmann und wissen, wo deren Mängel und ungenutzte Potenziale liegen. Außerdem haben sie deutlich kürzere Kommunikations- und Handlungswege. Mit diesem Wissen sind sie in der Lage, sowohl die Wohnqualität als auch den Wert ihres Eigentums zu steigern. Der zusätzliche Aufwand der Selbstverwaltung hält sich dabei in der Regel in Grenzen. Die meisten WEGs haben aus ihren eigenen Reihen schon einen Beirat gewählt, der den externen Verwalter unterstützt und überprüft − mit dieser Beiratsposition lässt sich die digital unterstützte Selbstverwaltung in etwa vergleichen. Viele Laien schreckt lediglich der Gedanke vor der großen Verantwortung ab: Wer eine WEG verwaltet, kann nämlich auch für Fehler belangt werden, beispielsweise wenn er eine Baumaßnahme abnimmt und am Ende doch noch Mängel entdeckt werden. Gegen solche Fälle wird der Verwalter allerdings mit einer Vermögensschadenhaftpflicht abgesichert.
